Adatkezelési szabályzat

AUTO ReFAIRent Autókölcsönző és Szolgáltató Korlátolt Felelősségű Társaság
Belső Adatkezelési és Adatbiztonsági Szabályzata




1. PREAMBULUM

A személyes adatok védelméhez való jog Magyarország Alaptörvénye VI. cikk (2) bekezdésében rögzítettek szerint alkotmányos alapjog, amelynek az Alkotmánybíróság gyakorlata alapján leglényegesebb követelménye, hogy “mindenki számára követhetővé és ellenőrizhetővé kell tenni az adatkezelés egész útját, vagyis mindenkinek joga van tudni, ki, hol, mikor, milyen célra használja fel az ő személyes adatát.”

Az AUTO ReFAIRent Autókölcsönző és Szolgáltató
Korlátolt Felelősségű Társaság

székhely: 2220 Vecsés, Ecseri út 21.
weboldal: www.avis.hu
cégjegyzékszám: 13 09 137395
adószám: 22676580-2-13
e-mail cím: info@avis.hu
ügyvezető: Haraszti Géza

mint adatkezelő (a továbbiakban: Adatkezelő)

eleget tesz ezen alkotmányos követelménynek és valamennyi jogszabályi kötelezettségének. Biztosítja továbbá az elszámoltathatóság alapelvének való megfelelést, a jelen szabályzatban (a továbbiakban: Szabályzat) és mellékleteiben rögzíti az általa végzett adatkezelési tevékenységeket, az adatkezelések feltételeit, célját, jogalapját, az eljárási rendeket, azaz hogy ki és milyen feladatot lát el az adatkezelés során, hogyan történik az adatkezelések megtervezése, az érintettek hogyan gyakorolhatják jogaikat, adatvédelmi incidens esetén mi az eljárási rend, Adatkezelő hogyan biztosítja az adatok biztonságát.

A Szabályzat célja, hogy az abban rögzítetteknek megfelelő eljárási rend alkalmazásával és az adatkezelés alapelveinek betartásával az Adatkezelő biztosítsa az információs önrendelkezési jog érvényesülését, megakadályozza a személyes adatokhoz való jogosulatlan hozzáférést, az adatok megváltoztatását, nyilvánosságra hozatalát, ennek érdekében meghatározza a személyes adatok kezelése során irányadó adatvédelmi és adatbiztonsági szabályokat.


2. A SZABÁLYZAT HATÁLYA


SZEMÉLYI HATÁLY
A 2018. május 25. napjától az EU területén kötelezően alkalmazandó, az Európai Parlament és a Tanács 2016. április 27-I (EU) 2016/679 rendelet (a továbbiakban: GDPR) 24. cikk (2) bekezdésében foglaltak szerinti belső adatkezelési és adatbiztonsági szabályzata kiterjed az AUTO ReFAIRent Autókölcsönző és Szolgáltató Korlátolt Felelősségű Társaság (a továbbiakban: Adatkezelő) szervezetére és valamennyi munkatársára, továbbá az érintettekre, akiknek Adatkezelő személyes adatait kezeli.

TÁRGYI HATÁLY
A Szabályzat hatálya kiterjed az Adatkezelő által üzemeltetett www.avis.hu weboldal üzemeltetésére, a weboldalon keresztül elérhető szolgáltatásokra, továbbá az Adatkezelő valamennyi olyan tevékenységére, amelynek során személyes adatokat kezel.

IDŐBELI HATÁLY
A szabályzat 2018. május 25. napján lép hatályba és visszavonásig hatályos


3. ÉRTELMEZŐ RENDELKEZÉSEK


adatvédelem: a személyes adatok kezelésének szabályozása az érintett önrendelkezési jogának érvényesítése érdekében;
adathordozó: bármely formában, bármilyen eszköz felhasználásával, bármilyen eljárással előállított, személyes adatot tartalmazó anyag;
adatkezelő megbízottja: az a gazdasági társaság, aki az adatkezelővel kötött megbízási/vállalkozási/közvetítői/együttműködési szerződés alapján adatkezelő telephelyein adatkezelő érdekében üzleti tevékenységet végez, amely tevékenység során személyes adatokat kezel;
adatvédelmi incidens: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt, vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését, vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi;
hardver eszköz: valamennyi olyan eszköz, amelynek feladata az informatikai rendszer folyamatos működésének biztosítása, vagy amely biztonsági adatmentésre, vagy másolatok készítésére szolgál, továbbá ami elektronikus vagy egyéb módon a számítógép külső behatás elleni védelmét szolgálja;
hírközlő eszköz: bármilyen technikai eszköz, technológiai eljárás, amely egy vagy több fogadó személy számára jelzések, adatok és információk továbbítására vagy fogadására alkalmas;
érintettek: azok a természetes személyek - különösen, de nem kizárólagosan az Adatkezelő ügyfelei és munkavállalói - akiknek személyes adatát az Adatkezelő kezeli;


4. A SZABÁLYZAT SZERKESZTÉSE SORÁN ALKALMAZOTT JOGSZABÁLYOK

• Magyarország Alaptörvénye (a továbbiakban: Alaptörvény)
• Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet) (a továbbiakban: GDPR)
• 2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról (a továbbiakban: Infotv.)
• 2005. évi CXXXIII. törvény a személy- és vagyonvédelmi, valamint a magánnyomozói tevékenység szabályairól (a továbbiakban: Szvtv.)
• az elektronikus kereskedelmi szolgáltatások, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes kérdéseiről szóló 2001. évi CVIII. törvény (a továbbiakban: Ekertv.)
• a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság ajánlása az előzetes tájékoztatás adatvédelmi követelményeiről (a továbbiakban: NAIH ajánlás)
• a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság tájékoztatója a munkahelyi adatkezelések alapvető követelményeiről (a továbbiakban: NAIH tájékoztató)

5. ADATVÉDELMI ALAPELVEK

6. A TÁRSASÁG ADATVÉDELMI RENDSZERE

a. felelős az érintettek GDPR-ban és az Infotv.-ben meghatározott jogainak gyakorlásához szükséges feltételek biztosításáért;
b. felelős a társaság által kezelt személyes adatok védelméhez szükséges személyi, tárgyi és technikai feltételek biztosításáért;
c. felelős az adatkezelésre irányuló ellenőrzés során esetlegesen feltárt hiányosságok vagy jogszabálysértő körülmények megszüntetéséért, a személyi felelősség megállapításához szükséges eljárás kezdeményezéséért, illetve lefolytatásáért;
d. felügyeli az adatvédelmi tisztviselő tevékenységét;
e. ellenőrzi az adatvédelmi tárgyú szabályzatok betartását, ennek érdekében vizsgálatot rendelhet el;
f. vezeti az adatvédelemmel kapcsolatos nyilvántartásokat;
g. kiadja a társaság adatvédelemmel kapcsolatos szabályzatait;
h. figyelemmel kíséri az adatvédelemmel kapcsolatos jogszabályi változásokat;

1. Belső adatkezelési és adatbiztonsági szabályzat;
2. Adatkezelési tájékoztató a www.avis.hu weboldal, az azon keresztül elérhető foglalási rendszer adatkezelési tevékenységének tárgyában (honlapon elhelyezve);
3. Munkaügyi adatkezelési szabályzat;
4. Tájékoztató kamerás adatkezelésről munkavállalók és látogatók részére
5. Érdekmérlegelési teszt a kamerás adatkezeléshez

a. Autó Pulai Kft– szerződött partner:

b. Regió Terv Kft.. – szerződött partner:

c. Sümegi és Sümegi Kft.. – szerződött partner:

d. Ste-Ba Kft.. – szerződött partner:

e. Autó Bartex Kft.– szerződött partner:

f. Reichert Bt.. – szerződött partner:

g. Dunakanyar Autó Kft.. – szerződött partner:

h. Oros-Car Kft. – szerződött partner:

i. Signum Transfer Kft.. – szerződött partner:

j. Miskolc Autóház Kft.. – szerződött partner:

k. "Shick-R" Kft– szerződött partner:

l. Barta Autó 2000 Kft. – szerződött partner:

m. Mikrobusz Kölcsönző KFT. – szerződött partner:

n. Köris Mobil Kft– szerződött partner:

o. Autó Széles Kft.– szerződött partner:

p. EM-Rent Autókölcsönző Kft.. – szerződött partner:

1. a bizalmasságot, amelynek értelmében kizárólag az arra jogosultak ismerhetik meg a személyes adatokat;
2. a sértetlenséget/integritást, vagyis az személyes adatok az adatkezelés teljes időtartama alatt az eredeti állapotnak megfelelnek;
3. a rendelkezésre állást, vagyis az adatok az adatkezelés teljes folyamata során rendelkezésre állnak, amikor rájuk szükség van.

fizikai;
logikai és
adminisztratív kontrollját.

• Adatkezelő székhelye 22.00-06.30 óra között portaszolgálatot biztosító, riasztórendszerrel felszerelt irodaházban található.
• Adatkezelő szervere az irodában egy elzárt szobában található, amelynek kulcsával kizárólag az ügyvezető és az IT munkatárs rendelkezik.
• Az ügyfelekkel kötött szerződések és a munkaügyi személyi anyagok kinyomtatva, lefűzve egy-egy zárható szekrényben kerültek elhelyezésre.
• A szerződésekhez ügyvezető és az értékesítő munkakörben foglalkoztatott munkavállalók, a személyi anyagokhoz az ügyvezető és a HR munkatárs rendelkezik hozzáféréssel, azokat más személyek nem ismerhetik meg, nem férhetnek hozzá.
• A társaság adatkezelést végző munkatársai a nap folyamán kizárólag úgy hagyhatják el azt a helyiséget, ahol az adatkezelés zajlik, hogy a rá bízott adathordozókat elzárják, a számítógépeiket jelszóval zárolják, vagy az irodát bezárják.
• Amennyiben a papír alapon tárolt személyes adat kezelésének célja megvalósult, az Adatkezelő intézkedik a papír megsemmisítéséről.

• Az adatkezelés során használt számítógépek az Adatkezelő tulajdonát képezik;
• A számítógépeken található adatokhoz csak érvényes, személyre szóló, azonosítható jogosultsággal – minimum felhasználónévvel és jelszóval – lehet hozzáférni, a jelszavak időszakonkénti cseréjéről a felhasználó gondoskodik;
• A hálózati kiszolgáló gépen tárolt adatokhoz kizárólag Adatkezelő IT munkatársa, vagy az ügyvezető által erre írásban kijelölt személyek férhetnek hozzá;
• Amennyiben az adatkezelés célja megvalósult, az adatkezelés határideje letelt, úgy az adatot tartalmazó fájlt visszaállíthatatlanul törölni kel, az adat útja vissza nem nyerhető;
• A hálózaton tárolt adatok biztonsága érdekében a szerverek esetén magas rendelkezésre állású infrastruktúrán történő mentésekkel és archiválással kerüli el az Adatkezelő az adatvesztést;
• A teljes szerver összes anyaga vonatkozásában napi mentést végez, a mentés mágneses adathordozóra történik;
• A lementett adatokat tároló mágneses adathordozó az erre a célra kialakított páncéldobozban tűzbiztos helyen és módon tárolt;
• Adatkezelő a személyes adatokat kezelő hálózaton a vírusvédelemről folyamatosan gondoskodik;
• Adatkezelő a rendelkezésre álló számítástechnikai eszközökkel, azok alkalmazásával megakadályozza az illetéktelen személyek hálózati hozzáférését;
• Adatkezelő a szerver(eke)t külön erre a célra kialakított, zárható helyiségben helyezi el, amelybe belépési engedéllyel kizárólag az IT munkatárs, valamint az ügyvezető és az általa erre írásban felhatalmazott személy rendelkezik;

7. AZ EGYES ADATKEZELÉSI TEVÉKENYSÉGEK ÉS AZOK NYILVÁNTARTÁSA

• a munkára jelentkezők és az általuk beküldött, valamint az ajánlások alapján beérkező önéletrajzokban található személyes adatok kezeléséről;
• a munkaviszony fennállása alatt megvalósuló adatkezelésekről (különösen, de nem kizárólagosan az üzemorvos szolgáltatásának nyújtása során kezelt adatok, a bérszámfejtő által kezelt adatok, munkaszerződések kezelése, elektronikus megfigyelőrendszer működtetésével összefüggő adatkezelés, céges/csapatépítő rendezvényeken készült felvételekkel kapcsolatos adatkezelés, stb.)
• a munkaviszony megszüntetése során megvalósuló adatkezelés.

Az adatkezelő neve és elérhetőségei:	AUTO ReFAIRent Autókölcsönző és Szolgáltató Korlátolt Felelősségű Társaság Székhely: 2220 Vecsés, Ecseri út 21. Email: hr@avis.hu
Az adatkezelés célja: Az adatkezelés jogalapja:	A munkaviszonyból származó jogok gyakorlása, kötelezettségek teljesítése A munkáltató jogos érdeke, szerződés teljesítése, jogi kötelezettség teljesítése (GDPR. 6. cikk (1) bekezdés f), b),c) pontja)
Az érintettek kategóriái: A személyes adatok kategóriái:	Munkavállalók A munkaszerződésben feltüntetett adatok, a munkáltató által a vonatkozó jogszabályok alapján bekért személyes adatok
A címzettek kategóriái:	Megbízott bérszámfejtő
Harmadik országba történő adattovábbítás:	nincsen
Adattörlésre előirányzott határidő:	Az egyes jogszabályokban meghatározott őrzési idő
Technikai és szervezési intézkedések:	Munkaügyi adatkezelési szabályzatban rögzítve

Az adatkezelő neve és elérhetőségei:	AUTO ReFAIRent Autókölcsönző és Szolgáltató Korlátolt Felelősségű Társaság Székhely: 2220 Vecsés, Ecseri út 21. Email: hr@avis.hu
Az adatkezelés célja: Az adatkezelés jogalapja:	Vagyonvédelem megfelelő biztosítása A munkáltató vagyonvédelemhez való jogos érdeke a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja alapján; (érdekmérlegelési teszt a munkaügyi adatkezelési szabályzat melléklete)
Az érintettek kategóriái: A személyes adatok kategóriái:	Munkavállalók A kamera látószögében lévő munkavállalók képmása
A címzettek kategóriái:	Esetlegesen hatóságok, bíróságok, hatósági, bírósági határozat ellenében
Tiltakozás a személyes adatok kezelése ellen:	Munkavállalónak lehetősége van tiltakozni Adatkezelőnél a személyes adatainak kezelése ellen, de Adatkezelő bizonyítani tudja, hogy az adatkezelést kényszerítő ok indokolja
Harmadik országba történő adattovábbítás:	nincsen
Adattörlésre előirányzott határidő:	3 naptári nap (Szvtv. 31. § (2) bek.)
Technikai és szervezési intézkedések:	Munkaügyi adatkezelési szabályzatban rögzítve

• abból a célból, hogy a munkavállaló munkaintenzitását megfigyelje;
• abból a célból, hogy a munkavállalók munkahelyi viselkedését befolyásolja;
• szenzitív területeken, így különösen öltözőben, zuhanyzóban, illemhelyiségben;
• olyan területen, ahol a munkavállalók a pihenőidejüket, vagy munkaközi szünetüket töltik, különösen pihenőszobában, dohányzásra kijelölt helyen;
• közterületen.

Az adatkezelő neve és elérhetőségei:	AUTO ReFAIRent Autókölcsönző és Szolgáltató Korlátolt Felelősségű Társaság Székhely: 2220 Vecsés, Ecseri út 21. Email: info@avis.hu
Az adatkezelés célja: Az adatkezelés jogalapja:	Vagyonvédelem megfelelő biztosítása Adatkezelő vagyonvédelemhez való jogos érdeke (érdekmérlegelési teszt a jelen szabályzat ..... számú melléklete)
Az érintettek kategóriái: A személyes adatok kategóriái:	Adatkezelő székhelyére belépők A kamera látószögében lévő természetes személyek képmása
A címzettek kategóriái:	Esetlegesen hatóságok, bíróságok (hatósági, bírósági határozat ellenében)
Tiltakozás a személyes adatok kezelése ellen:	Az érintettnek lehetősége van tiltakozni Adatkezelőnél a személyes adatainak kezelése ellen, de Adatkezelő bizonyítani tudja, hogy az adatkezelést kényszerítő ok indokolja
Harmadik országba történő adattovábbítás:	nincsen
Adattörlésre előirányzott határidő:	3 naptári nap (Szvtv. 31. § (2) bek.)

8. ÉRINTETTI JOGGYAKORLÁS

• a személyes adatokra már nincs szükség;
• az érintett a hozzájárulását visszavonja;
• az érintett tiltakozik az adatkezelés ellen;
• a személyes adatokat jogellenesen kezelték;

• az érintett vitatja az adatok pontosságát;
• az adatkezelés jogellenes és az érintett az adatok törlése helyett azok korlátozását kéri;
• az Adatkezelőnek már nincs szüksége a személyes adatokra, de az érintett kéri, azok korlátozását a jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, védelméhez.

1. SZÁMÚ MELLÉKLET: ADATVÉDELMI HATÁSVIZSGÁLAT SZÜKSÉGESSÉGÉNEK FELMÉRÉSE

• Kötelező:
  életkor, név, születési idő, lakcím, gépjárművezetői engedély száma, bankkártya-és hitelkártya adatok, e-mail cím, mobilszám,
• Eshetőleges:

- autókölcsönzés céljából bérleti szerződések megkötése, számlázás;
- káresemény, baleset , bírság esetén kapcsolattartás a hatóságokkal, biztosító társasággal, a bekért adatok továbbítása a részükre;
- ügyfelek reklamációjával kapcsolatos ügyintézés;

- Autókölcsönzés céljából bérleti szerződések megkötése, teljesítése

• az Adatkezelőnek valódi és lényeges érdeke fűződik az érintettek képmásának felvételéhez, kezeléséhez, jogszabályban rögzített ideig tartó őrzéséhez,
• az elektronikus megfigyelőrendszer üzemeltetése fentieken túlmenően az Adatkezelő portaszolgálatot ellátó munkavállalóinak megfelelő munkavégzéséhez is elengedhetetlenül szükséges,
• a nevezett személyes adatok kezelése nem okoz jelentős érdeksérelmet az érintettek számára,
• az Adatkezelő által nyújtott biztosítékok és az adatkezelésre irányadó jogszabályok maradéktalan betartása, valamint az adatbiztonsági intézkedések a személyes adat kezelésével járó érdeksérelmet tovább csökkentik.

1/2018
2/2018
3/2018
4/2018
5/2018

4. SZÁMÚ MELLÉKLET: ADATVÉDELMI INCIDENSEK NYILVÁNTARTÁSA

1/2018
2/2018
3/2018

5. ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ ELEKTRONIKUS MEGFIGYELŐRENDSZER ÜZEMELTETÉSÉRŐL

(GDPR. 6. cikk (1) bekezdés f) pont)